Kuzey Makedonya veya Kosova’da vatandaşlık, oturum ya da şirket işlemi için Türkiye’den götürülen resmi belgelerin apostil şerhi taşıması gerekir. Eksik ya da yanlış sırada yapılmış bir onay, dosyanın geri dönmesine yol açar. Bayar Danışmanlık olarak Makedonya vatandaşlığı ve Kosova vatandaşlığı dosyalarında apostil işlemlerini de takip ediyoruz.
Apostil şerhi nedir?
Apostil, bir belgenin düzenlendiği ülke dışında da resmi geçerlilik kazanması için yapılan tasdik işlemidir. 5 Ekim 1961 tarihli Lahey Sözleşmesi’ne dayanır ve sözleşmeye taraf ülkeler arasında konsolosluk onayının yerini alır.
Apostil belgenin içeriğini onaylamaz; belgedeki imzanın doğruluğunu, imzalayan kişinin sıfatını ve varsa mühür veya damganın aslına uygunluğunu teyit eder.
Apostile taraf Balkan ülkeleri
Türkiye 1985’ten, Kuzey Makedonya 1991’den, Arnavutluk 2004’ten, Kosova ise 2016’dan beri Apostil Sözleşmesi’ne taraftır. Sırbistan, Bosna-Hersek, Karadağ, Bulgaristan ve Yunanistan da sözleşmenin tarafıdır. Bu ülkelerde apostil şerhli bir belge için ayrıca konsolosluk onayı istenmez. Güncel liste Lahey Konferansı’nın (HCCH) durum tablosunda yer alır.
Hangi belgeler apostil gerektirir?
- Doğum, evlilik ve nüfus kayıt örnekleri
- İsim denklik belgesi
- Adli sicil kaydı ve mahkeme kararları
- Diploma ve eğitim belgeleri
- Noter onaylı vekaletname ve sözleşmeler
- Şirket kuruluş belgeleri
Apostil nereden alınır?
Türkiye’de apostil yetkisi belgenin türüne göre iki makama dağıtılmıştır:
- Valilik ve kaymakamlıklar: Nüfus kayıt örnekleri, isim denklik belgesi, diploma ve sağlık raporu gibi idari belgeler.
- Adli yargı adalet komisyonu başkanlıkları: Adli sicil kaydı, mahkeme kararı ve vekaletname gibi adli belgeler.
Önce belgenin aslı ilgili kurumdan (nüfus müdürlüğü, adliye, üniversite) ıslak imzalı ve mühürlü olarak alınır. e-Devlet’ten alınan barkodlu belgeler bazı işlemlerde kabul edilse de vatandaşlık dosyalarında ıslak imzalı asıl belge daha güvenlidir.
Doğru sıra: apostil, tercüme, noter, ikinci apostil
En sık yapılan hata belgeyi önce tercüme ettirmektir. Doğru sıra şöyledir:
- Belgenin aslına apostil vurdurulur.
- Belge, apostil şerhiyle birlikte Makedonca veya Arnavutçaya çevrilir.
- Tercüme noter tarafından onaylanır.
- Noterin imzası için noter onayının üzerine bir kez daha apostil alınır. Buna “çift apostil” denir ve birçok Balkan ülkesi bunu şart koşar.
Hangi belgelerin yeminli tercüme gerektirdiğini yeminli Makedonca ve Arnavutça tercüme rehberimizde anlattık.
Makedonya ve Kosova’dan alınan belgelere apostil
Makedonya’dan alınan bir doğum belgesinin (izvod) ya da Kosova’dan alınan bir evlilik belgesinin Türkiye’de geçerli olması için apostil o ülkede yapılır:
- Kuzey Makedonya: Belge nüfus dairesinden alındıktan sonra bölgenin bağlı olduğu birinci derece mahkemede (Osnoven Sud) apostil vurdurulur.
- Kosova: Belgeler genellikle Dışişleri Bakanlığı’nın ilgili birimince apostil edilir.
- Arnavutluk: Adalet Bakanlığı veya Dışişleri Bakanlığı yetkilidir.
Çok dilli belgeler ve isim denklik belgesi
Nüfus müdürlüğünden alınan çok dilli doğum kayıt örneği (Formula A), birden fazla dil içerdiği için bazen tercüme gerektirmez. Vatandaşlık başvurularında yerel makamlar yine de apostil şerhini görmek isteyebilir.
İsim denklik belgesi vatandaşlık dosyasının en önemli belgelerinden biridir ve mutlaka apostilli olmalıdır. Makedonya’daki nüfus memuru belgenin gerçekliğini kaymakamlık veya valilik apostilinden anlar.
Apostil ücreti ve geçerlilik süresi
Türkiye’de valilik ve kaymakamlıklarda yapılan apostil işlemleri genellikle ücretsizdir; bazı özel maktu harçlar istisnadır. Balkan ülkelerinde mahkemeler bu işlem için küçük bir harç isteyebilir.
Apostilin kendi son kullanma tarihi yoktur, ancak belgenin geçerlilik süresi vardır. Balkan ülkeleri genellikle son 6 ay içinde alınmış ve apostillenmiş belgeleri kabul eder; adli sicil kaydı gibi belgeler bu yüzden başvuruya yakın tarihte alınmalıdır.
Adli sicil kaydı ve mahkeme kararı gibi bazı belgeler için Türkiye’de e-Apostil de alınabilir. Balkan ülkelerindeki kurumların doğrulama sistemleri buna her zaman uyumlu olmadığından fiziki mühürlü apostil daha garantidir.
Sık yapılan hatalar
- Yalnızca noter onayıyla yetinmek: Noter onayı tercümanın imzasını doğrular, belgenin uluslararası geçerliliğini sağlamaz.
- Önce tercüme ettirmek: Apostil belgenin aslına yapılır; tercüme sonra gelir.
- Süresi geçmiş belge: 6 aydan eski belgeler geri çevrilebilir.
- Eksik zincir: Dosyadaki her belgenin apostil, tercüme ve noter adımları tamamlanmış olmalıdır.
Bayar Danışmanlık ile apostil süreci
Belgelerin doğru makamdan alınmasını, apostil ve tercüme sırasını, noter onayını ve dosyanın Makedonya ya da Kosova’daki makamlara teslimini sizin adınıza takip ediyoruz.
